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rankfurter Festhalle, Ende Februar 2017: Der weiße Vorhang, der den Blick auf die Bühne erst verhüllen und dann in rund zehn Stunden lüften soll, gefällt dem Veranstalter nicht mehr – der Stoff soll bitte schwarz sein. Doch es ist Freitagabend, 22.30 Uhr. „Es könnte einer aus dem Team ins Lager zurückfahren, aber wir brauchen eigentlich alle Leute vor Ort“, erklärt Thomas von Treichel, Head of Department der DLP-Motive GmbH, eines Dienstleisters für Veranstaltungstechnik und -planung. „Darum muss ich mich gleich kümmern. Der Kollege vom Ton hatte gerade noch eine Frage, da gehe ich jetzt zuerst hin.“ Das baden-württembergische Unternehmen hat schon viele Künstler, wie Udo Lindenberg, Helene Fischer, Pur, Nena, Bon Jovi, Lang Lang und Metallica, auf der Bühne inszeniert. An diesem Wochenende ist es ein großes PC-Spiel- Festival, das DLP-Motive betreut: Das 14. Final-Fantasy-Fan-Festival zieht 3.500 Besucher aus ganz Europa an. Die wollen morgen eine perfekte Show erleben, und von Treichel muss das mit seiner Mannschaft bestmöglich unterstützen.KOMPLETTPLANUNG ODER EINZELMIETE
Ein Jahr Vorbereitungszeit hatten sie zur Planung des Events in Frankfurt. „Das ist ideal“, erklärt er. „Teilweise steht uns auch deutlich weniger Zeit zur Verfügung.“ DLP ist offen für Anfragen aus jeder Entwicklungsstufe. „Man kann mit uns vom weißen Blatt Papier aus planen oder an jeder beliebigen Stelle des Prozesses einsteigen“, so von Treichel. „Manche Kunden gehen ganz frei an ein Projekt heran und legen fast alles in unsere Hände. Andere mieten nur eine einzelne Lampe für einen Messestand. Wir bieten beides an – und die komplette Bandbreite dazwischen.“ Trotz perfekter Planung bis ins letzte Detail: Unerwartete Herausforderungen gehören zum Geschäft. „Wir sind Problemlöser“, sagt der Eventprofi. „Ich mache diesen Job auch deshalb gerne, weil ich morgens aufstehe und weiß: Dieser Tag wird Herausforderungen bringen. Aber ich weiß genauso: Im Team werden wir wahrscheinlich für jede einzelne eine Lösung finden.“
Die Eventprofis
Die DLP-Motive GmbH versteht sich als Veranstaltungsdienstleister, der Design, Logistik und Produktion aus einer Hand anbietet. Das Unternehmen wurde 2007 gegründet und betreut etwa 400 Projekte pro Jahr. Welche Veranstaltungstechnik auf einem modernen Event gebraucht wird, erläutern Mitarbeiter von DLP-Motive in einem Video von EventElevator:
http://bit.ly/2pJOTNI
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Für das Final-Fantasy-Festival durfte DLP-Motive schon bei der Auswahl der Location mitentscheiden. Der Kunde wollte dem Publikum ein spannendes, abwechslungsreiches Wochenende bieten, und die europäische Ausgabe der Veranstaltung, die auch in Asien und in den USA stattfindet, sollte eine eigene Handschrift tragen. „Wir haben uns deshalb unter anderem für sogenannte Kreativ-LED-Leuchten entschieden“, so von Treichel. „Zusätzlich zu Projektionsflächen rechts und links der Bühne haben wir eine grob auflösende LED-Wand direkt in die Mitte gestellt, entsprechend bespielt und in die gesamte Inszenierung mit eingebunden.“
EXPERTEN FÜR ALLE DETAILS
Ideen wie diese entwickeln die Mitarbeiter von DLP-Motive im Team: „Ob sie umsetzbar sind und wie genau man sie verwirklichen kann, diskutieren wir dann mit unseren Detailplanern wie den Lichtdesignern und den Experten für Ton und Projektion.“ Viele Aspekte müssen beachtet werden: „In der Festhalle Frankfurt mussten wir beispielsweise sehr genau bedenken, wie die Sichtachsen aussahen, und im engen Gespräch mit dem Kunden Möglichkeiten ausloten, aber auch Grenzen aufzeigen: Wenn man eine Leinwand an die falsche Position hängt, sieht ein Teil der Zuschauer nichts mehr.“
Jede Veranstaltung habe ihren ganz eigenen Charakter und jede Location andere akustische Eigenschaften. Das Festivalprogramm in Frankfurt war zudem besonders vielfältig: Am ersten Abend fand ein Klavierkonzert mit einer Livesängerin statt, am zweiten Abend ein Rockkonzert. Außerdem wurden Reden gehalten, Diskussionsrunden geführt und eine Preisverleihung präsentiert – das alles stellte ganz unterschiedliche Anforderungen an Licht und Ton. Vor allem die Beschallung war schwierig: „Wir mussten sehr genau ausmessen und vorab simulieren, was beim Ton alles beachtet werden musste.“ Dafür gibt es spezielle Software, in die 3DPläne einer Location eingeladen werden: „Dann muss man noch sehen, ob man alle Boxen auch entsprechend befestigen kann oder ob man Hilfskonstruktionen anfertigen muss.“
Jede Veranstaltung habe ihren ganz eigenen Charakter und jede Location andere akustische Eigenschaften. Das Festivalprogramm in Frankfurt war zudem besonders vielfältig: Am ersten Abend fand ein Klavierkonzert mit einer Livesängerin statt, am zweiten Abend ein Rockkonzert. Außerdem wurden Reden gehalten, Diskussionsrunden geführt und eine Preisverleihung präsentiert – das alles stellte ganz unterschiedliche Anforderungen an Licht und Ton. Vor allem die Beschallung war schwierig: „Wir mussten sehr genau ausmessen und vorab simulieren, was beim Ton alles beachtet werden musste.“ Dafür gibt es spezielle Software, in die 3DPläne einer Location eingeladen werden: „Dann muss man noch sehen, ob man alle Boxen auch entsprechend befestigen kann oder ob man Hilfskonstruktionen anfertigen muss.“
»Wir sind ein Unternehmen, das für QUALITÄT steht, und das erwarten wir auch von unseren Tools – egal, ob das eine Lampe ist oder ein Trailer.«
Thomas von Treichel
DIE CHEMIE IM TEAM MUSS STIMMEN
Thomas von Treichel ist seit 15 Jahren im Geschäft. Als Projektleiter fügt er die einzelnen Puzzlesteine zusammen, die für ein gelungenes Event nötig sind: „Ich entwickle Ideen, entwerfe den Zeitrahmen und schaue, was unter Berücksichtigung des Budgets möglich ist.“ Zu seinen Aufgaben zählt auch, das Personal für die Unterstützung vor Ort zu buchen. „Die Chemie muss stimmen, denn beim Aufbau eines Events müssen alle gut zusammenarbeiten.“
28 Menschen waren auf dem Fanfestival in Frankfurt im Einsatz. Zum Team gehören neben Spezialisten für Licht und Ton viele sogenannte Stagehands – Helfer, die überall mit anpacken. „Im Idealfall arbeiten alle sehr eigenverantwortlich“, so von Treichel. Zwei Tage Aufbauzeit standen für das Final-Fantasy-Festival zur Verfügung. „Das wird immer möglichst kompakt gehalten, schließlich kostet jeder Tag Miete.“ Die benötigten Materialien, wie Scheinwerfer, Kabel, Lautsprechersysteme, Nebelmaschinen, Bässe, Konfettikanonen und die LED-Wände mit 450 Quadratmeter Projektionsfläche, wurden in fünf Sattelzügen untergebracht. DLP-Motive hat einen eigenen Fuhrpark mit 16 Sattelaufliegern – alle kommen aus dem Hause Krone. „Wir sind ein Unternehmen, das für Qualität steht, und das erwarten wir auch von all unseren Tools – egal, ob das eine Lampe ist oder ein Trailer“, erklärt von Treichel. „Denn für uns ist klar: Wenn das Material nicht ankommt, gibt es keine Veranstaltung.“
FLEXIBLE LADUNGSSICHERUNG GEFRAGT
In der Eventlogistik sei entscheidend, dass die Fahrzeuge viel Platz und viel Nutzlast bieten und dass die Ladung flexibel und sicher abgespannt werden kann. Wie viele Fahrzeuge jeweils gebraucht werden, ist sehr unterschiedlich: „Für manchen Messekunden kommen wir mit einem Transporter aus; so mancher Künstler wie Helene Fischer reist mit 30 Trailern an.“ Einige Fahrzeuge fungieren als Lagertrailer: „Wir haben bestimmte Teile, deren Auf- und Abbau besonders aufwendig ist. Daher belassen wir sie durchgängig in speziell dafür eingerichteten Sattelaufliegern.“
Die Anfahrt an die Location ist teilweise nicht einfach: Auch moderne Veranstaltungshallen haben nicht immer eine gute Infrastruktur für die Zulieferer. „Das kann problematisch werden, denn schließlich sind wir nicht das einzige Gewerk, das mit seinen fünf Trailern an die Gebäude herankommen muss, sondern liefern da innerhalb kurzer Zeit zehn weitere Fahrzeuge an, zum Beispiel mit dem Catering.“ Eine Herausforderung sei auch das „Leergut“, also die Verpackungen des Equipments. „Diese Teile sind in der Regel deutlich größer als die Produkte, die man als Privatkunde vom Elektromarkt kennt, und auch sehr viel aufwendiger verpackt“, erklärt von Treichel. „Es bleiben jede Menge Cases zurück, die wir während des Events oftmals nicht vor Ort lagern können. Wir nutzen dann die Trailer als mobile Leergutlager.“
Die Anfahrt an die Location ist teilweise nicht einfach: Auch moderne Veranstaltungshallen haben nicht immer eine gute Infrastruktur für die Zulieferer. „Das kann problematisch werden, denn schließlich sind wir nicht das einzige Gewerk, das mit seinen fünf Trailern an die Gebäude herankommen muss, sondern liefern da innerhalb kurzer Zeit zehn weitere Fahrzeuge an, zum Beispiel mit dem Catering.“ Eine Herausforderung sei auch das „Leergut“, also die Verpackungen des Equipments. „Diese Teile sind in der Regel deutlich größer als die Produkte, die man als Privatkunde vom Elektromarkt kennt, und auch sehr viel aufwendiger verpackt“, erklärt von Treichel. „Es bleiben jede Menge Cases zurück, die wir während des Events oftmals nicht vor Ort lagern können. Wir nutzen dann die Trailer als mobile Leergutlager.“
VIELSEITIGE BELADUNG, HOHE INDIVIDUALITÄT
Empfindliche Musikinstrumente sind eher eine ungewöhnliche Ladung für Krone Cool Liner, aber die Kühlauflieger sind eben sehr flexibel. Hauptsächlich werden sie zum Transport von empfindlichen Lebensmitteln wie Gemüse und Fleisch, für Tiefkühlware, Schnittblumen oder Medikamente eingesetzt. Immer ist eine zuverlässige Qualität bei optimaler Wirtschaftlichkeit gefragt, denn der temperaturgeführte Warenverkehr stellt höchste Anforderungen an die Transporteure, die deshalb bestes Material brauchen. Der stabile Cool Liner ist von Chassis, Aufbau und Ausstattung her bis ins Detail durchdacht – vom flexiblen Luftkanal über die flüssigkeitsdichte Bodenwanne bis zu den Edelstahl-Heckverschlüssen. Viele dieser Lösungen wurden in Zusammenarbeit mit den Kunden entwickelt.
Dank moderner Telematik kann der Transport lückenlos überwacht werden: Online können jederzeit Informationen über die Position, den Zustand und die Temperatur abgerufen werden. Der integrierte Temperaturschreiber spart Ressourcen. Die Temperaturwerte können auch direkt per E-Mail oder Fax an den Kunden gesendet werden und liegen dort vor, bevor die Ladung eintrifft – so kann er das Dokument schon vorher prüfen. Intelligente Funktionen ermöglichen weitere Optionen wie die Überwachung des Reifendrucks oder Hilfe bei der Anfahrt an Rampen. Die Ausstattung wird individuellen Kundenwünschen angepasst, beispielsweise mit Scheuerleisten, Doppelstock oder HACCP-gerechten Zurrschienen.
NEUE LAGERHALLE
Den größten Teil des Equipments hat das Unternehmen im Bestand. „Wir arbeiten überwiegend mit eigenem Material, da wir damit flexibler sind und die Transportkosten für unsere Kunden kleiner ausfallen.“ Die firmeneigene Ausstattung lagert in einer eigenen Halle am Firmensitz in Walzbachtal auf rund 3.000 Quadratmetern. „Wir bauen derzeit eine weitere Halle, in der wir auf Hochregalen volle acht Meter Höhe nutzen können“, so Mark Liese, Geschäftsführer der zugehörigen Magic Sky GmbH.
Rund 400 Veranstaltungen betreuen Magic Sky und DLP-Motive pro Jahr. Dass ein Event gelungen ist, liest Thomas von Treichel an den Reaktionen des Publikums und dem zufriedenen Lächeln auf dem Gesicht seiner Kunden ab. Um vor dem Final-Fantasy-Festival dem Last-Minute-Wunsch nach einem schwarzen Bühnenvorhang noch gerecht zu werden, hatte er kurz vor Mitternacht nach seinem Handy gegriffen und angefangen zu telefonieren. Wer könnte in der Nähe sein und vielleicht einen Vorhang verleihen? „In der Veranstaltungsbranche kennt man viele Kollegen und unterstützt sich gegenseitig“, so von Treichel. „In der Regel haben die meisten von ihnen um diese Uhrzeit auch ihr Telefon noch an und sind erreichbar.“ Als der Vorhang schließlich fiel und den Blick auf die Bühne freigab, war nicht nur der Veranstalter zufrieden, sondern klatschten vor allem die Gäste begeistert. Und der Stoff – der war natürlich schwarz.
Rund 400 Veranstaltungen betreuen Magic Sky und DLP-Motive pro Jahr. Dass ein Event gelungen ist, liest Thomas von Treichel an den Reaktionen des Publikums und dem zufriedenen Lächeln auf dem Gesicht seiner Kunden ab. Um vor dem Final-Fantasy-Festival dem Last-Minute-Wunsch nach einem schwarzen Bühnenvorhang noch gerecht zu werden, hatte er kurz vor Mitternacht nach seinem Handy gegriffen und angefangen zu telefonieren. Wer könnte in der Nähe sein und vielleicht einen Vorhang verleihen? „In der Veranstaltungsbranche kennt man viele Kollegen und unterstützt sich gegenseitig“, so von Treichel. „In der Regel haben die meisten von ihnen um diese Uhrzeit auch ihr Telefon noch an und sind erreichbar.“ Als der Vorhang schließlich fiel und den Blick auf die Bühne freigab, war nicht nur der Veranstalter zufrieden, sondern klatschten vor allem die Gäste begeistert. Und der Stoff – der war natürlich schwarz.
VOR UND HINTER DEN KULISSEN: Musikstars schaffen auf der Bühne Superlative, um ihr Publikum zu beeindrucken. Die Profis im Hintergrund leisten ganze Arbeit, damit das gelingt. / Quelle: BDV Bundesverband der Veranstaltungswirtschaft, DLP-Motive, Focus, DPA / Illustration: Manuela Heins
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